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 Forum des associations 2016

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MessageSujet: Forum des associations 2016   Mar 31 Mai - 14:36

Je suis allé à la réunion qui a eu lieu la semaine dernière, et nous avons reçu aujourd'hui le diaporama qui a été projeté, avec la fiche d'inscription. En gros:
Cette année l'évènement est mis une semaine plus tôt (samedi 10 Septembre, 10h à 18h) pour éviter les journées du patrimoine, et se déroulera avenue Pasteur (dans et devant la FAC de droit, sur l'herbe de l'esplanade qui descend de la préfecture).
Du coup il y aura plus de stands, mais également plus d'assos. Les stands intérieur feront 2m*1m20, avec 2 grilles, 2 chaises et une table (pour plus il faut demander sur la fiche d'inscription, comme d'habitude). Peu ou pas d'électricité (mais grandes baies vitrées pour l'éclairage, faut juste qu'il ne fasse pas un temps pourri), mais WIFI accessible. Les stands extérieur sont sur l'herbe, avec passage des visiteurs sur le sentier en terre à l'extérieur. Idem, faut espérer qu'il ne pleuve pas...
Niveau parking celui devant la préfecture sera utilisé pour des stands, celui de l'autre côté servira de dépose-minute. Pour le reste de la journée il faudra se débrouiller ailleurs (Kindarena est pour moi un bon choix vu que c'est juste le prix d'un ticket de métro pour la journée et que moi j'ai un abonnement à l'année).
Sanitaires: plus et mieux faits qu'à la halle aux toiles, vu que le lieu est fait pour accueillir plein de monde. Il y aura une "loge associative" (=vestiaire pour stocker les affaires) juste à côté, dans les locaux de la DVA. Un espace convivialité sera mis à dispo des assos également. Les commerçants du coin ont été démarchés et sont ok pour ouvrir le midi, ils ont également envisagé de faire venir des foodtrucks (qui ne feront pas de la bouffe de merde, à priori) si besoin.

Au niveau placement, ils n'ont pas encore décidé s'ils mettront les assos de même type côte à côte pour faire des pôles, ou s'ils sépareront pour diversifier (les deux choix ont leur intérêt). Quoi qu'il en soit, on peut préciser dans la fiche d'inscription si on veut ou accepte de partager avec quelqu'un, ou si on refuse (je crois que tout le monde est d'accord pour dire non à la demi-table ... ).

On a moins d'un mois pour rendre la fiche d'inscription, les flyers à destination des assos (pour faire la promo de l'évènement au sein des assos) sont déjà dispos à la maison des assos, et ils vont bientôt fournir un "kit de communication aux associations" pour qu'on puisse partager le truc, ainsi qu'une vidéo (que perso je trouve moche, mais c'est juste un avis perso) présentant l'évènement.

Donc je voudrais déjà savoir qui est pour/contre participer, et qui serait dispo pour y aller.

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Dernière édition par Adimar le Mar 20 Sep - 12:55, édité 2 fois
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MessageSujet: Re: Forum des associations 2016   Mar 31 Mai - 20:55

WE de sunthesis donc pô là désolée :/

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MessageSujet: Re: Forum des associations 2016   Mar 30 Aoû - 9:09

Suite à la réunion d'hier soir, quelques infos complémentaires:
- il y aura des tables pour les présentations et initiations de certaines dont nous (nous avons été spécifiquement nommés à cette occasion) à l'intérieur de la FAC, pas très loin de notre stand.
- au niveau du stand en lui-même, nous serons au 74 (dans le hall de la FAC), avec en matériel 4 grilles, 2 chaises et une table (mais pas de stand partagé avec une autre asso cette année). Il n'y aura pas d'électricité, mais wifi accessible (et des toilettes largement capables d'encaisser l'affluence). Nous serons pas loin des loges et de la salle de pause, aussi.
- les lieux de restauration qui sont autour de la FAC seront ouverts, et il y aura en plus un stand de restauration exotique (attention, ça risque d'être épicé), un food-truck et lieu de pique-nique sur l'herbe du côté de l'avenue.
- vu que nous serons en intérieur il sera possible de déposer du matériel le vendredi entre 16h et 18h, en plus du samedi à partir de 7h30.
- la rue devant la FAC vers la préfecture sera coupée toute la journée à la circulation, mais il sera possible d'utiliser les places de stationnement et le parking comme dépose-minute entre 7h30 et 10h. Après 10h toute voiture stationnée sur les places de parking devant la mairie annexe ou la fac sera embarquée par la fourrière. Les places de stationnement de l'autre côté de la rue seront disponibles, vu que la circulation sera possible de ce côté-là de la rue.
- il y aura un système de sécurité (vigiles avec détecteurs de métaux, vérification des sacs), j'ai donc demandé pour les armes de GN. J'aurai normalement une réponse aujourd'hui.


Il va falloir me dire qui pourra être présent, et avec quel matériel que je ne sois pas tout seul. Il me faut au moins deux personnes de plus, histoire qu'on puisse se relayer pour prendre des pauses et faire un peu d'animation en plus des explications aux gens.

Niveau matériel on prendra les nappes pour ornementer la table, la banderolle de l'asso et les affiches star wars pour ajouter aux grilles, le kit X-wing de l'asso si l'un des animateurs connait le jeu, un peu de figs (40k/warmachordes) en plus ou pour compléter, je prendrai du star wars en kit d'initiation JDR, et il faudrait au moins un jeu de plateau.
Costume conseillé si vous pouvez, sinon tant pis. Je serai en costume (je ne sais pas encore lequel), avec armes si on a l'autorisation. Les démonstrations sont déjà réglées sur les différents espaces dédiés, donc nous n'aurons pas de grosse présentation publique à faire, idem pour les déambulations (exemple: asso de cornemuse). Par contre se balader en costume ça ajoute toujours un petit plus à l'attraction vers le stand.
Si vous voyez d'autres trucs à prendre, n'hésitez pas à ajouter.

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MessageSujet: Re: Forum des associations 2016   Mer 31 Aoû - 20:25

Réponse officielle pour les armes de GN: on peut les porter dans la FAC, mais pas si on se balade à l'extérieur, et faudra les montrer aux vigiles pour les checker.

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MessageSujet: Julien n°3   Sam 3 Sep - 12:26

Bon après quelque calcul il s’avère que je ne pourrais pas être présent tonton Mrto va à un baptême.
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MessageSujet: Re: Forum des associations 2016   Lun 5 Sep - 13:04

Rebondissement de dernière minute!
Pour des raisons de sécurisation des lieux nous serons finalement en extérieur... Nous venons de recevoir un mail à ce sujet, je leur demande plus de précisions (entre autres, savoir si c'est tout le monde ou juste quelques uns, et s'ils peuvent nous assurer un stand abrité de la pluie...).

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MessageSujet: Re: Forum des associations 2016   Lun 5 Sep - 21:19

Donc, les changements:
- notre stand (comme ceux qui étaient prévus à l'intérieur de la fac) passe en extérieur, sur le trottoir le long de la fac ou de la mairie annexe (emplacements en cours d'attribution)
- au lieu de faire 1m20x2m, on passe à 3mx3m avec le même matériel
- les stands sont tous abrités sous tente (fermées sur 3 côtés et le toit, donc à l'abri de la pluie)
- on peut prendre du matériel de GN. Par contre pas de passes d'armes

J'ai VRAIMENT besoin de savoir qui peut venir, parce que pour l'instant je suis tout seul, et que la journée entière à tenir un stand seul c'est pas gérable DU TOUT! Il me faudrait au moins une voire deux personnes en plus (on peut facilement entrer à 3 voire 4 dans ces stands-là) sinon je vais devoir annuler notre participation, parce que je ne tiendrai pas la journée complète seul à devoir tout faire dans un stand.

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MessageSujet: Re: Forum des associations 2016   Mar 6 Sep - 13:41

Je taf jusqu'à samedi inclu, donc pas possible, désolé :-/
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MessageSujet: Re: Forum des associations 2016   Mar 6 Sep - 19:11

Embarassed Désolé, pas dispo (même pas en Normandie ce we...).
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MessageSujet: Re: Forum des associations 2016   Mer 7 Sep - 20:09

Merci pour les réponses, nous serons plusieurs (au minimum 2) et pourrons donc assurer le forum. Suite au déplacement en extérieur nous serons sur l'herbe, côté mont Riboudet (à côté de la buvette et pas loin de l'entrée de la fac). On verra vendredi soir pour s'organiser pour le matériel à prendre.

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MessageSujet: Re: Forum des associations 2016   Sam 10 Sep - 22:00

Ce fut une journée chargée. L'emplacement était au final meilleur que tout ce que nous avons pu avoir jusque là, nous avons eu pas mal de visites et beaucoup de flyers ont été distribués (on a fini mon dernier stock de triptyques!). Pas mal de personnes intéressées par l'asso et par la prochaine soirée à thème. Les personnels de sécurité ont adoré nos costumes et notre matériel de GN, leur chef nous a salué à chaque passage avec un sourire (j'ai failli plusieurs fois leur proposer de venir, mais ils bossaient, ça n'aurait pas été cool pour eux). Les policiers qui ont fait une ronde nous ont regardé en passant sans tiquer sur le matériel non plus, et ça aussi c'est cool.
Les nappes de jeu ont été utiles pour cacher les tables en bois, ça habillait très bien sous le matériel (et ça mettait un peu les figs en situation). Note pour la prochaine fois: prendre d'autres types de jeu, on avait trop de jdr et pas assez du reste.

Merci à ceux qui ont pu venir pour aider, Wolf, Richard, Falek, Pascal, Sylvain, Jukz pour le flyer de la prochaine soirée et le triptyque et la banderolle, Slou pour avoir poussé au cul pour qu'on organise la prochaine soirée avant le forum (le flyer a attiré des gens, et il y en a plusieurs qui sont passés juste le temps de le lire et de repartir avec).
J'ai mis sur le drive les photos que wolf et moi avons prises, je les partage sur le facebook de l'asso juste après. Nous avons aussi été pris en photo par les voisins de stand et quelques autres pendant nos balades, les costumes ça attire toujours autant le regard des gens Very Happy

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MessageSujet: Re: Forum des associations 2016   Sam 10 Sep - 22:01

Et j'ai une preuve que Falek a passé pas mal de temps à jouer sur son tel quand il n'y avait personne Razz  Mais celle-là je la montrerai uniquement en direct depuis mon téléphone.

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