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 Forum des associations 2015

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MessageSujet: Forum des associations 2015   Mer 29 Avr - 9:00

Nous avons reçu par mail l'invitation et le dossier d'inscription. Le forum des assos se déroulera le 19 septembre, et il faut répondre au plus vite pour avoir une place. Je suis en train de remplir le dossier.

Parmi les questions posées, il y a:
-
Citation :
Les stands auront une dimension d’environ 3 m sur 3 en extérieur et 2 m 40 sur 1 m 20 à la Halle aux Toiles. Ils seront équipés en extérieur d'une table, 2 grilles-caddies et 4 chaises. En intérieur, ils comprendront une table, 2 grilles-caddies ou panneaux et 2 chaises. Si vous avez besoin d'un branchement électrique, souhaitez plus de tables, chaises ou grilles, merci de le préciser.
J'ai demandé au moins une table de plus (voire deux) et 4+ chaises par table
-
Citation :
Souhaite effectuer sur scène ou dans un espace dédié une prestation artistique ou sportive :
Là je suis embêté... Est-ce qu'on propose des trucs par rapport au GN et/ou sabre laser ou pas? J'aurais tendance à dire que non, parce qu'on n'a pas encore la structure nécessaire (nombre de personnes, entrainement assez poussé en démonstration, ...), mais là je préfère poser la question à tout le monde. En plus il faut du coup préciser le matériel qu'il faut, la durée, nombre de personnes, ...


Je finirai de remplir le dossier dès que j'aurai eu assez de réponses à ces questions, donc n'hésitez pas à donner votre avis sur ces deux points!

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Dernière édition par Adimar le Lun 28 Sep - 11:10, édité 1 fois
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MessageSujet: Re: Forum des associations 2015   Jeu 30 Avr - 9:04

Date notée !

Pour la démo... faut effectivement qu'on s’entraîne un peu si on veut en faire une ^^ Mais ça peut être sympa, quitte à faire pas très long. Et se serait une bonne répétition si on fait un truc du genre en fin d'année.
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MessageSujet: Re: Forum des associations 2015   Jeu 18 Juin - 13:52

Vu que je n'ai pas eu d'autres réponses je n'ai pas indiqué de démo sabre laser (ça aurait été sur scène, et sans l'accord de chacun, je préfère éviter). Le dossier est parti, et j'ai eu la réponse. On est bien inscrits.

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MessageSujet: Re: Forum des associations 2015   Jeu 20 Aoû - 19:25

Nous avons reçu un mail de confirmation de notre inscription, qui vaut aussi invitation à la réunion d'info qui aura lieu le lundi 7 à 18h30 à la salle Ostermeyer, 11 avenue Pasteur (c'est là qu'il y a les bureaux de la DVA). Joss, Vanka, vous pensez pouvoir vous libérer pour venir?

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MessageSujet: Re: Forum des associations 2015   Sam 22 Aoû - 9:02

Coucou!

Le 7 septembre je serais dispo.
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MessageSujet: Re: Forum des associations 2015   Mar 25 Aoû - 10:57

Je vois et je te dis ça

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MessageSujet: Re: Forum des associations 2015   Sam 5 Sep - 1:28

Je viens de remarquer que le 7 est un lundi... Pas possible pour moi, je suis de garde...

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MessageSujet: Re: Forum des associations 2015   Dim 6 Sep - 16:21

Oui, c'est demain soir.

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MessageSujet: Re: Forum des associations 2015   Mar 8 Sep - 10:09

Du coup, debriefing sur la réunion?
VOus avez déjà les horaires pour le forum?

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MessageSujet: Re: Forum des associations 2015   Mar 8 Sep - 12:03

Oui, j'attendais d'avoir un peu de temps pour recopier ici mes notes.
Pour les visiteurs, c'est 10h-18h. Pour mettre en place ce sera ouvert à partir de 8h, et ils demandent de ne ranger qu'après 18h. Pour mettre en place à l'avance, on pourra accéder à la halle aux toiles la veille 17h à 19h environ.
Au niveau de la halle aux toiles, il y aura un stand sur lequel ils nous donneront l'enveloppe avec tous les trucs (plan, questionnaire, tickets consos). Si on a des réclamations, ce sera à cet endroit là après 10h30. Pour le matériel du stand, ils seront tous équipés de base avec le minimum (une table et 4 chaises plus les panneaux d'affichage). Pour le matériel complémentaire qu'on a commandé il faudra aller voir le point de collecte spécial, où ils cocheront sur leur liste ce qu'on sera venus récupérer (pour pouvoir anticiper mieux l'année prochaine).
Il devrait y avoir cette année environ 300 assos (environ 200 l'an dernier). il y a 3 scènes (2 extérieures et 1 dans la halle aux toiles) avec planning déjà fait à l'avance. Dans la halle ce seront des trucs "calmes" (tai chi, tae kwon do et autres trucs ne nécessitant pas de musique, à part du gospel en fin de journée).
On pourra récupérer des affiches et plans à la DVA à partir de jeudi, et ils nous enverront les fichiers par mail. On pourra aussi les récupérer ou relinker à partir du site de la ville ou du facebook de l'évènement (ils vont créer l'évènement, aussi).
Il y aura un espace convivialité pour récupérer café et autres trucs en cours de journée, avec les tickets. S'il n'y a pas assez de tickets (si on est très nombreux sur le stand), on peut en redemander au point d'accueil (dans la limite du raisonnable).

On aura un stand partagé avec une asso de GN qui viendra en costumes aussi, donc on prendra AU MOINS une table de plus pour le stand (j'essaierai d'en réquisitionner 2 si c'est possible).

Du coup il faut qu'on prévoie tout de suite ce qu'on apportera, pour voir qui ramène quoi et quand. Et aussi qui viendra pour animer!

J'irai voir le stand après le boulot le vendredi, et essayer de mettre un peu en place si je peux récupérer table/chaise, et j'essaierai d'amener déjà un peu de matériel. J'aurais besoin d'un transport pour aller là-bas le samedi, par contre (Milou bosse), si une âme charitable avec une voiture veut bien venir me chercher à la maison. Je viendrai en costume avec arme de GN, et je pense prendre Rogue Trader et talisman (et les bouquins de base de D&D 3.5 en déco s'il y a la place).

Est-ce qu'on a des flyers prêts pour la soirée à thème? Je crois que c'est le moment de battre le rappel du Jukz lol! .

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MessageSujet: Re: Forum des associations 2015   Mar 8 Sep - 12:14

je serais présent l'après-midi, je peux ramener pas mal de matos en rapport avec starwars (jdr, jdp, jdfig)... (d'ailleurs, il y a les grandes bannières starwars, non?)

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MessageSujet: Re: Forum des associations 2015   Mar 8 Sep - 12:51

Oui, on a les deux bannières SW et celle de l'asso à la maison.

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MessageSujet: Re: Forum des associations 2015   Mar 8 Sep - 12:54

Je serai là l'aprem
Pour la com', non je n'ai rien...

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Soit on meurt en héros, soit on vit assez longtemps pour se voir endosser le rôle du méchant
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MessageSujet: Re: Forum des associations 2015   Mar 8 Sep - 16:49

Je peu ramener Métal Adventures (avec pré tiré) et me déguisé en pirate de l'espace,
par contre je peu venir qu'a partir de 14h (conservatoire le matin).

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Des chefs de guerre, il y en a de toutes sortes. Des bons, des mauvais, des pleines cagettes il y en a. Mais une fois de temps en temps, il en sort un. Exceptionnel. Un héros. Une légende. Des chefs comme ça, il y en a presque jamais. Mais tu sais ce qu'ils ont tous en commun ? Tu sais ce que c'est, leur pouvoir secret ? Ils ne se battent que pour la dignité des faibles.
Pierre Mondy, Kaamelott, Livre VI
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MessageSujet: Re: Forum des associations 2015   Mer 9 Sep - 9:29

rappel, il n'y aura probablement pas de démo (en tout cas pas de jeu de rôle), ce sera juste de la présentation...

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MessageSujet: Re: Forum des associations 2015   Mer 9 Sep - 10:00

Pour les démos il vaut mieux se focaliser sur d'autres jeux, oui (genre figs/plateau, en plus c'est plus visuel). Mais un ou deux jdr avec scénar pour montrer ce que c'est ça fera pas de mal aussi. Niveau costume je pense mettre celui de pirate moi aussi (plus facile à transporter que l'armure).

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MessageSujet: Re: Forum des associations 2015   Jeu 10 Sep - 19:04

Nous avons reçu des documents complémentaires. Voici la fiche de recommandations:
Citation :

Accueil :
L'accueil des associations se fera par les agents Vie Associative à partir de 8h00 le samedi 19 septembre
à la place de la Cathédrale (stand n°38) ou au rez-de-chaussée de la Halle aux Toiles (stand n°100).
Pour la Halle aux Toiles, il sera possible de vous installer dès le vendredi 18 septembre de 17h à 19h.
Il est OBLIGATOIRE de vous présenter à un des espaces d'accueil afin de récupérer une enveloppe
contenant :
- Votre numéro de stand
- Un plan de la manifestation
- Le règlement intérieur de la manifestation
- Des tickets vous permettant de profiter de l'espace convivialité (5)
- Un questionnaire de satisfaction à remplir durant la journée et à déposer à l'un des stands Ville de
Rouen
- Le guide d'accès au Wifi (pour les associations de la Halle aux Toiles)
L'ensemble des stands devront être installés à 10h pour l'ouverture au public.
ATTENTION, à partir de 10h30, tout stand vide sera réattribué. Toute association absente et n'ayant
pas prévenu l'organisation ne sera pas prioritaire à l'édition suivante du forum.
Chaque stand dispose à votre arrivée d'un numéro et d'un cartel avec le nom de votre association et une
couleur représentant votre secteur d'activité.
Le démontage des stands ne pourra se faire qu’à partir de 18h, heure de fermeture au public et jusqu'à
20h.
Dimension des stands et matériel à disposition :
L’espace à disposition des associations est de 3 m x 3 m pour un stand situé à l’extérieur et de 2,40 m x
1,20 m à l’intérieur de la Halles aux Toiles. En cas de partage de stand, vous devrez partager l’espace.
Chaque numéro correspond à un stand partagé ou non.
Le matériel à disposition est identique pour chaque stand :
- Stand extérieur: 4 chaises, 1 table, 2 grilles
- Stand intérieur : 2 chaises, 1 table, 2 grilles
ATTENTION, en cas de partage d’un stand, le matériel devra également être partagé sauf si une
demande de matériel complémentaire a été faite à l’inscription.
2/2
Sur le formulaire d'inscription au forum, vous avez eu la possibilité de demander du matériel
complémentaire. Ce matériel sera disponible et à retirer à votre arrivée par vos propres moyens dans
deux zones de stockage : Halle aux Toiles et Place de la Cathédrale. Un agent de la Ville, à partir d'un
listing des demandes, vous attribuera le matériel réservé. Une aide pour le transport jusqu’à votre
emplacement sera possible si besoin.
ATTENTION, seul le matériel demandé en amont par les associations sera disponible. Il vous sera
demandé de ramener ce matériel supplémentaire en fin de journée afin de ne pas mélanger le matériel
pouvant provenir de plusieurs fournisseurs différents.
Electricité :
Pour les associations en ayant fait la demande, une prise d'électricité sera disponible à proximité de
votre stand. Pour la Halle aux Toiles, tous les stands ont accès à l'électricité.
ATTENTION, l'accès à une source d'électricité nécessite que chaque association se munisse d'une
rallonge électrique et d'une multiprise.
Pour éviter tout disfonctionnement, il est interdit de brancher sur le circuit des appareils nécessitant
beaucoup d'électricité comme les bouilloires électriques et les machines à café.
Wifi :
Seuls les stands situés à la Halle aux Toiles pourront accéder au réseau WIFI. Un guide d'accès sera
distribué le jour de la manifestation.
Commodités d'accueil :
Trois espaces sanitaires seront accessibles le jour de la manifestation : place de la Calende (sanitaires
publics), place de la Cathédrale (sanitaires accessibles aux personnes à mobilité réduite) et au sous-sol de
la Halle aux Toiles (sanitaires accessibles aux personnes à mobilité réduite).
Un espace convivialité (rafraîchissement, boissons chaudes, biscuits, viennoiseries) est accessible au 1er
étage de la Halle aux Toiles de 9h à 18h, et place de la Cathédrale de 8h à 10h. L’accès à l’espace
convivialité de la Halle aux Toiles est possible grâce aux tickets qui vous seront remis le jour de la
manifestation.
J'ai rajouté au drive une section "évènements" dans laquelle j'ai mis le plan général, l'affiche et le programme général.
Pour info: nous serons au stand 172 (second étage de la halle aux toiles) avec l'asso les compagnons des terres parallèles. C'est devant la scène, mais quand j'ai signalé aux orgas que le bruit d'une scène n'était pas adapté à ce qu'on propose, ils m'ont montré le programme de cette scène en me disant que c'est une scène "silencieuse" (tai chi, tae kwon do, ... la seule animation musicale sera du gospel en fin de journée). On ne sera pas la seule asso de jeux dans nos domaines cette année, le CRJH sera au même étage que nous, de l'autre côté de la salle.

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MessageSujet: Re: Forum des associations 2015   Mar 15 Sep - 11:49

Derniers développements, vus à l'instant par téléphone avec la DVA:
Ils vont proposer aux compagnons des terres parallèles un stand en extérieur (de 3x3m), et nous mettre une table supplémentaire (du coup on passe d'un stand une table pour deux associations à deux tables pour nous seuls).

Nous n'aurons pas beaucoup plus de chaises, par contre (quantité très limitée à la halle aux toiles). Tout cela sera déjà installé vendredi quand j'irai poser des affaires. Les compagnons vont sûrement faire une démo de combat GN sur scène à 14h, à voir avec eux si on veut participer.

Les orgas sont aussi ok pour qu'on se balade en costume dans la halle et qu'on fasse un peu d'animation (surtout au rez-de-chaussée, où il n'y a pas de scène). Je lui ai dit que si on fait quelque chose ce sera de petite envergure, ou alors on leur demandera leur accord (et si on fait des bastons, ce sera avec du monde pour tenir le public à l'écart).

On peut voir aussi avec l'asso de tarot si on veut faire des parties, parce qu'ils leur ont attribué un emplacement avec deux tables dédiées aux parties. Du coup si on veut organiser un truc il faudra s'arranger avec eux pour horaires.

Je viendrai avec ma voiture samedi matin, finalement, mais je devrai partir avant 17h. Je peux laisser des affaires s'il y a besoin, et en emmener si certains ont besoin.

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MessageSujet: Re: Forum des associations 2015   Mer 16 Sep - 14:39

Nouveau mail reçu ce matin:
Citation :

Votre association sera présente au forum A l'asso de Rouen du samedi 19 septembre prochain.
Si le premier étage de la Halle aux Toiles dispose d'une scène, le rez-de chaussée en est dépourvu et la place Gaillardbois également.
Aussi, si je me réfère à la nature de votre activité, il est possible que vous puissiez faire une démonstration ou déambulation en dehors de votre stand sans nécessairement disposer d'un espace scénique ou en complément de votre prestation scénique.
Je vous invite donc, si vous en avez la possibilité, à nous proposer une animation en déambulations au rez-de-chaussée de la Halle aux Toiles ou place Gaillardbois selon la position de votre stand et les possibilités d’accueil.
Vous remerciant de votre retour, bien cordialement,

Donc si vous avez un costume, n'hésitez surtout pas à le mettre, et idem pour les armes de GN. Si vous avez besoin d'un truc notez-le ici, je peux fournir un peu (entre autres quelques armes).

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MessageSujet: Re: Forum des associations 2015   Ven 18 Sep - 9:49

Nouveau mail arrivé ce matin dans la boite de l'asso, je le recopie intégralement ici. Si vous êtes intéressé(e), je peux vous retransférer le fichier.

Citation :

Bonjour à tous,
 
Le forum A l’asso de Rouen, c’est déjà demain. J’espère que vous êtes prêts à contribuer au succès de la manifestation grâce à votre présence et à la qualité de vos présentations ou représentations.
 
Pour la première fois cette année, la Ville de Rouen organise une bourse au bénévolat. Le principe est de profiter de l’opportunité du forum pour mettre en relation les associations qui recherchent des bénévoles avec le grand public et parmi celui-ci de potentielles bonnes volontés souhaitant s’investir dans la vie associative. Ainsi, au rez-de-chaussée de la Halle aux Toiles, sur le stand de la Ville de Rouen, un espace sera spécialement aménagé où associations et bénévoles pourront déposer leur offre en remplissant un formulaire sur place.  Les offres seront affichées sur un panneau qui sera consultable par tous. Pour ceux et celles d’entre vous qui souhaiteraient d’ores et déjà nous faire part d’une recherche de bénévolat, vous trouverez ci-joint un formulaire type qui vous sera par ailleurs également remis lors de votre arrivée sur place samedi matin.
 
Je vous rappelle que l'accueil des associations se fera à partir de 8h00 le samedi 19 septembre à la place de la Cathédrale (stand n°38) ou au rez-de-chaussée de la Halle aux Toiles (stand n°100).
Pour la Halle aux Toiles, il sera possible de vous installer dès le vendredi 18 septembre de 17h à 19h. Il est OBLIGATOIRE de vous présenter à un des espaces d'accueil afin de récupérer une enveloppe le samedi matin quoi qu’il arrive.
 
Bonne journée et à demain !

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MessageSujet: Re: Forum des associations 2015   Ven 18 Sep - 19:48

Je suis allé déposer des affaires à la halle aux toiles tout à l'heure, et pour l'instant je suis "un peu" furax. On est bien 2 assos sur notre stand, une seule table (le responsable sécurité m'a dit que c'est pas possible de déborder du stand vu que ça limiterait le passage à la porte qui donne sur le couloir de sécurité), sauf si on réussit à trouver un moyen d'en caler une seconde (et ça c'est pas gagné, j'ai essayé...).

Donc au final, faudra voir avec les compagnons des terres parallèles pour s'arranger niveau rangement sur le stand (en sachant qu'ils feront de l'animation à l'extérieur, apparemment), et je nous signalerai en arrivant au stand dva pour si un autre stand se libère pour qu'on puisse avoir plus grand. Le seul point positif que j'ai trouvé pour l'instant c'est que les grilles qui limitent notre stand sont parfaites pour accrocher les affiches star wars (mais pas pour notre bannière...).

Pour "occuper le terrain" j'ai posé mon matériel rogue trader et mes bouquins warmachine/hordes (ce qui occupe déjà toute notre moitié de table), ainsi que la bannière roulée. J'avais prévu de prendre quelques figs de vaisseaux pour illustrer rogue trader, mon écran de star wars avec les fiches des prétirés que joss avait imprimé, et quelques armes de GN (je viendrai en costume pirate avec armes à la ceinture).

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